Le cahier des charges pour acheter

Acheter c’est aussi négocier un prix, un délai, un stock et/ou un niveau de qualité :

Acheter, c’est négocier : l’art de faire accepter ses objectifs.

Définir les solutions de rechange (jusqu’où aller ? où je vais céder ? …)

Les 6 caractéristiques d’une bonne négociation, dans l’ordre d’importance :

  • Le rapport de force,
  • Le comportement de l’acheteur,
  • La préparation de l’entretien,
  • L’entretien,
  • La hiérarchie de l’action,
  • Le lieu.

Le recueil des offres : elles sont toujours écrites et correspondent à la demande formulée sur le cahier des charges de consultations.

Ces éléments servent de preuve tout le temps de la commande. C’est à dire jusqu’à la livraison du produit ou du service.

En amont de l’acte d’achat, des actions sont à réaliser :

  • Anticiper les besoins et les formaliser sur un cahier des charges,
  • Identifier les risques et les opportunités ,
  • Connaître les marchés fournisseurs et les nouvelles sources,
  • Qualifier et homologuer les nouveaux fournisseurs,
  • Analyser l’alternative “faire” ou “faire faire”.

Construire le cahier des charge pour définir le besoin : 

  • Spécifier le besoin,
  • Consolider les besoins dans le temps et entre les pôles,
  • Simplifier et standardiser.

Des actions liées à la négociation

  • Mettre en concurrence,
  • Négocier sur la base d’objectifs et d’une tactique prédéfinis,
  • Décomposer, analyser et utiliser la structure des coûts,
  • Raisonner en termes de coût / qualité / délai.

Les contraintes liées à la logistique et aux approvisionnements à venir :

  • Planifier les livraisons / réalisations
  • Optimiser la chaîne logistique et les interfaces
  • Gérer une base de données unique d’articles
  • Qualifier les produits et les processus fournisseurs

Préciser le suivi et la gestion des fournisseurs qui seront appliqués

  • Mettre le fournisseur en obligation de résultat,
  • Mesurer la performance des fournisseurs en continu,
  • Développer les capacités des fournisseurs et en tirer profit,
  • Optimiser la base fournisseurs.