Le cahier des charges fonctionnel
Le cahier des charges fonctionnel est indispensable pour réaliser des achats de prestations ou de biens.
Il permet de formaliser les besoins et les contraintes pour bien décrire la demande, avant de rencontrer les prestataires et les fournisseurs.
Pour les consultations des fournisseurs, dans le cadre des appels d'offres, les demandes sont formulées de façon identique pour tous. Les demandes n'évoluent pas en fonction des rencontres et des remarques des interlocuteurs rencontrés.
Le jeu du commercial est de semer le doute dans l'esprit de l'acheteur et de pointer les spécificités que ce dernier n'a pas identifiées et auxquels ce fournisseur répond parfaitement, voire mieux que ses concurrents.
Les différents types de cahier des charges :
- Le cahier des charges technique décrit et explique en détail la demande avec les spécifications à remplir. Ce type de cahier des charges indique les solutions à proposer.
- Le cahier des charges fonctionnel permet de décrire le besoin sans contraindre les fournisseurs autour d'une réponse technique particulière, mais en instant sur les fonctions que doit présenter le produit ou le service qui va être acheté.
Téléchargez et adaptez nos cahiers des charges à vos besoins
Que retrouve-t-on dans un cahier des charges ?
- La présentation du demandeur : qui est l'entreprise qui organise l'appel d'offres,
- Le contexte dans lequel s'inscrit la consultation,
- Pourquoi la demande d'offres est réalisée,
- Présentation en détail des lots qui font l'objet de la consultation,
- Présentations des demandes qui sont des options et à chiffrer comme telles,
- Nota : les points de vigilance ou remarques indispensables à prendre en compte
- Le formalisme auquel doit répondre l'offre de prix,
- Les conditions de sécurité qui seront à respecter par les équipes du fournisseur et du prestataire,
- Les conditions générales d'achat qui seront appliquées avec le passage de la commande,
- Le planning d'appel d'offres et le processus achat qui conduira à l'émission de la commande,
- Les coordonnées de l'acheteur à qui s'adresser en cas de questions ou de besoin de précisions.
Tous ces éléments sont repris en détail sur l'ensemble de nos cahiers des charges, au format Word, à télécharger.
Quel processus pour les cahiers des charges et consultations ?
- Rendez-vous sur la boutique et sélectionnez le cahier des charges dont vous avez besoin,
- Vous pourrez télécharger le fichier au format Word,
- Ajustez précisément le cahier des charges à vos besoins, à votre charte graphique.
Si vous souhaitez bénéficier d'un œil extérieur, nous vous proposons une prestation complémentaire de relecture,
- Transmettez le cahier des charges à vos fournisseurs et vos prestataires.
- Nous vous invitons à prendre le temps de le lire avec eux pour vous assurer que la demande est parfaitement comprise,
- Cadrez les offres afin qu'elles correspondent parfaitement à votre demande, et faites les ajuster au besoin.
- Choisissez le partenaire qui répond au mieux à votre demande : la réponse technique, le délai, le sérieux de l'offre, le prix, ...
ADICI propose ses services pour mener les consultations. A partir de vos cahiers des charges, nous recevons les fournisseurs, les relançons jusqu'à l'obtention de devis comparables et qui correspondent à la demande.
Exemple de différences de cahiers des charges disponibles ?
Demande formulée avec un cahier des charges fonctionnel :
- Tondre une pelouse de 1000 m² pour un coût minimum.
- Le terrain est plat, avec de nombreux arbres.
- Le gazon doit être une hauteur comprise entre 4cm et 8cm.
- La tonte est peu appréciée par le service entretien interne.
Les réponses possibles au cahier des charges fonctionnels :
- Un gazon à pousse lente (pépiniériste),
- Un produit qui freine la pousse (laboratoire),
- Une tondeuse.
Demande formulée avec un cahier des charges technique :
- Une tondeuse à gazon,
- Sa motorisation est thermique de puissance 4 CV,
- Elle est équipée d'une lame de 65 cm.
Le réponse doit parfaitement correspondre à la demande.